Microsoft Excel, apprendre à utiliser un outil polyvalent 1

Alors bonjour à tous et bienvenue sur le premier article traitant de Microsoft Excel (et le premier article de ce blog).

Cet article est le premier d’une (longue?) série qui a pour but de partager avec vous ce que je sais sur cet outil.

Ah et avant de commencer, je ne suis pas un expert en Excel. Je connais bien l’outil mais il peut arrivé que des explications que je donne soit fausse, maladroite ou qu’il y ait un moyen plus rapide de faire la même chose. Si c’est le cas, n’hésitez pas à m’écrire un petit commentaire. Ce qui est bien quand on est pas expert, c’est qu’on en apprend tous les jours 😉

Vous trouverez dans certains articles de cette série, des liens de téléchargement de fichier Excel avec des exercices que j’aurais créé.

Faites en bon usage

Mais avant tout, qu’est-ce que Microsoft Excel ?

Présentation générale

Microsoft Excel est un programme édité par la société Microsoft permettant à l’utilisateur de manipuler des données. Ainsi, le logiciel permet de :

  • D’analyser des données
  • Faire des calculs
  • Créer des bases de donnée
  • (Programmer)

C’est pour toutes ces fonctionnalités que ce logiciel est un outil incontournable en entreprise.

Je travaille depuis quelques années dans le domaine de l’Hygiène, la Sécurité et de l’Environnement; et la plupart des outils que l’on utilise sont basés sur des bases de données Excel (Base de donnée traitant des Incident/Accident, Document Unique, …)

D’autres outils existent et permettent de faire « la même chose » qu’Excel tel le logiciel Calc de la suite LibreOffice ou Numbers de la suite iworks (il y a une liste des différents tableurs à la fin de cet article : https://fr.wikipedia.org/wiki/Tableur).

Cependant, cette série d’article traitera exclusivement du logiciel Excel car il est, pour moi, plus facile à appréhender pour des néophytes et je le maîtrise mieux que les autres 🙂

Pour être plus précis, j’utilise la version 2016 d’Excel sur Windows (celle que je possède en gros).

Avant de commencer

Et oui, on a même pas encore commencé que Microsoft nous propose déjà des choses. Quand vous ouvrez le logiciel, cette fenêtre s’affiche :

Présentation outil

Comme vous pouvez le constatez, Microsoft ne nous laisse pas livrer à nous même et propose différents modèles à utiliser selon ce que l’on souhaite (cependant, je n’utilise quasiment jamais les modèles proposés, c’est peut être un tort ^^).

Sur la gauche, vous pouvez voir les derniers classeurs ouverts sur votre ordinateur.

Appuyez maintenant sur nouveau classeur, nous continuons la visite !

Un peu de vocabulaire

Afin que l’on puisse avoir le même vocabulaire durant cette série, je vais vous présenter les différentes parties d’une feuille Excel :

  • Le classeur est la fenêtre Excel comportant l’ensemble de vos feuilles Excel
  • La feuille est votre espace de travail, ce sont l’ensemble des cases que vous voyez à l’écran
  • La colonne (Est-ce que j’ai vraiment besoin d’expliquer ?) est indiqué par des lettres. Il y a au total 16 384 colonnes
  • La ligne (Franchement ?) est indiqué par des nombres. Il y a au total 1 048 576 lignes
  • La cellule est l’intersection entre la ligne et la colonne. Il y a donc au total 17 179 869 184 cellules (ce qui nous fait pas mal de place pour travailler). On nomme une cellule par la lettre de la colonne associé au numéro de la ligne. Ainsi, la première cellule se nomme A1, celle en rouge sur l’image se nomme D3, … On peut voir les coordonnées juste à côté de la barre de formule.
  • Le ruban est l’endroit où vous pourrez trouver vos outils (formules, mise en forme, mise en page, …)

Avant de partir

Vous avez commencez à utiliser l’outil, entrer des données que vous aimeriez garder pour plus tard, il ne faut pas oublier de les sauvegarder.

Pour enregistrer tout travaux, il faut aller dans fichier –> Enregistrer sous ou sinon, utiliser le raccourci clavier ctrl + S.

Il apparait cette fenêtre :

Capture

Pour enregistrer le document, vous pouvez choisir la destination précise en appuyant sur parcourir ou enregistrer dans un des dossiers proposés.

Une fois dans le dossier où l’on souhaite sauvegarder, il faut indiquer le nom du fichier dans l’espace indiqué.

Si on appuie sur parcourir, une autre fenêtre s’ouvre permettant de choisir la destination précise mais aussi le format du fichier.Sauvegarder sous Excel 2

Il existe plusieurs types de fichier suivant ce qu’il contient. Les 3 « principaux » sont

  • .xls à format de fichier des classeurs antérieur à la version 2007
  • .xlsx à format de fichier actuel
  • .xlsm à format de fichier permettant la gestion des macros
  • (il y a aussi le .ods qui est le format opendocument)

Bon, vous en connaissez maintenant un peu plus sur Excel.

Je vous laisse et reviens bientôt. Continuez à explorer cet outil et n’hésitez pas à me poser vos questions dans l’espace commentaire, j’y répondrai au plus vite.

Le prochain article traitera principalement du ruban.

N’hésitez pas à me dire ce que vous avez pensé de l’article.

Sur ce, @+

 

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