Microsoft Excel, apprendre à utiliser un outil polyvalent 6

Salut !

On attaque aujourd’hui je pense l’un des derniers articles de cette série (mais pas la fin des articles sur Excel). Nous aurons vus, après cet articles, pour moi les bases d’Excel et nous allons pouvoir attaquer les articles plus spécifiques comme sur les fonctions, les fonctionnalités, …

Dans cet article, je compte vous parler des tableaux et des graphiques.

Que sont les tableaux dans Excel ?

Vous me diriez bien :

« Bah je travaille déjà avec des tableaux. Quand je rentre des données et que je met les bordures et tout … »

Cependant, quand je parle de tableau, je parle d’une fonctionnalité dans Microsoft Excel. Dans la capture d’écran ci dessous, c’est le troisième bouton.tableaux-excel

Mais à quoi ça sert ?

A plein de chose !

Les principales sont :

  • Filtrer les données des colonnes
  • Trier les données des colonnes.
  • Utiliser les références du tableau dans vos formules.
  • Ajouter une ligne de totaux / moyennes / …
  • Créer un tableau croisé dynamique ou un graphique plus facilement.
  • Ajouter en une seule fois des formules dans toutes les cellules d’une colonne.

Ok, mais comment les créer et les utiliser ?

C’est pas compliqué ! Il suffit de créer un premier tableau de donnée, sélectionner celles-ci et cliquer sur le bouton vu précédemment.

« Petite astuce, pour sélectionner plusieurs données pour réaliser un tableau, allez sur une des données de celui-ci et appuyer sur ctrl + A »

excel-tableau

A présent, nous avons notre tableau.

Les fonctionnalités

Bon, maintenant c’est bien mais on fait quoi ?

Les formules et références

excel-tableau-formules

Ici, j’ai mis la formule seulement dans D2 et Excel a calculé le reste de la colonne de la même façon.

Les totaux

tableaux-excel-rubanexcel-tableau-totaux

Vous pouvez voir dans le ruban dans l’onglet création « ligne total ». Si vous cochez cette case, une ligne à la fin du tableau apparait et calcule la somme (ou autre) des cases précédentes.

Les filtres et tris

excel-tableau-totaux

Quand vous faites un tableau, une petite flèche apparait à côté des libellés de colonnes permettant de réaliser des tris ou des filtres.

Voilà pour les articles généraux sur Excel.

Y-a-t’il des choses  que vous souhaitez que j’aborde ?

Je vous laisse me l’indiquer dans les commentaires.

Sur ce,

Je vous souhaite une bonne semaine

@+

Changer plusieurs formules en même temps

Salut !

Il y a peu, un collègue avait un soucis. En effet, il recevait tout les mois plusieurs fichiers Excel comportant plusieurs données de différentes entreprises (chacune dans des feuilles différentes). Il devait extraire l’ensemble de ces données dans un tableau récapitulatif (Entreprise dans les cellules à gauche et les différents indicateurs dans les en-têtes).

Après réflexion, plusieurs solutions ont été proposées. Le problème principal était qu’il y avait plusieurs classeurs et plusieurs feuilles dans ceux-ci.

De mon côté, en raison de mon apprentissage de VBA commencé cet été, je me suis dit : « ça doit être possible avec les workbooks et worksheets de faire quelque chose ».

De son côté, il n’était pas très enthousiaste à utiliser le VBA et a proposé une autre façon d’y arriver qui ressemble un peu à de la magouille mais qui fonctionne (mais c’est de la magouille). Cette méthode m’a surpris et je n’y avais pas pensé du tout. Elle consiste à utiliser la fonctionnalité « Afficher les formules » dans l’onglet formules qui comme c’est écrit, affiche toutes les formules présentes dans le classeur.Showformulas

Et ensuite, on peut modifier avec un ctrl + H (remplacer par) l’ensemble des formules pour récupérer les valeurs souhaitées dans les différentes feuilles ou classeurs en modifiant l’adresse. Cette astuce fonctionnait car la trame de tous les classeurs étaient la même(même référence).

Je ne sais pas si ça vous sera utile mais je partage cette astuce qui a fait gagner environ une demi-journée à la personne chargée de faire ça à la main (avec une petite dose de VBA quand même ^^).

« C’est également possible sans passer par cette fonctionnalité mais bon ^^ « 

@+

 

La RechercheV, une fonction bien utile !

A partir d’aujourd’hui, je commence les petits billets qui s’intéresse uniquement à quelques points dans Excel. Par exemple : des découvertes que je fais, des fonctions que j’utilise, des astuces, … et je commence par la fonction qui me fait gagner pas mal de temps en entreprise et j’ai nommé la rechercheV (et je pense aux personnes qui ont un Excel en Anglais [ce qui fut mon cas pendant un moment ^^] : VlookUp).

A quoi sert la fonction RechercheV ?

Comme son nom l’indique, en utilisant cette formule, Excel va chercher une valeur dans un tableau selon une donnée d’entrée. OK expliqué comme ça c’est un peu compliqué mais voici un exemple :

Exemple fonction RechercheV

Dans cet exemple, on recherche le forfait de M. HULOI. Pour réaliser cette recherche, on va utiliser la formule RechercheV.

La formule est :

=RECHERCHEV(valeur_cherchée; table_matrice; no_index_col; [valeur_proche])

Ici, la valeur_cherchée est M. Huloi, c’est la personne dont l’on souhaite vérifier le forfait.

Ensuite, on a table_matrice, c’est là où Excel va chercher la valeur. Petite précision, il faut que la valeur cherchée soit dans la première colonne de la zone.

Après vient no_index_col, c’est ici que l’on détermine quel valeur on va avoir au final pour M. Huloi. On doit compter à partir du début de la zone que l’on a entré dans table_matrice. Ici, c’est :

  • 1 pour refaire apparaître le nom (pas très utile)
  • 2 pour faire apparaître le prénom
  • 3 pour faire apparaître le forfait
  • 4 pour faire apparaître la date d’ancienneté

Si vous souhaitez vérifier le forfait d’une autre personne, il suffit de changer le nom dans valeur_cherchée et l’on obtiendra le forfait de l’autre personne.

Voilà donc pour ce petit article traitant de la RechercheV, je prépare un petit exercice pour appliquer cet article et le mettrai ici après.

Sur ce,

@+

« Cracker » un fichier Excel

Bonjour à tous,

Aujourd’hui, je vais vous apprendre à ouvrir un fichier Excel dont vous avez oublier le mot de passe.

ATTENTION !

Cette méthode est à appliquer sur VOS fichiers. C’est plus sympa pour les personnes qui ont travaillé sur l’outil.

Donc, vous avez votre fichier Excel .xlsx

  1. Faites apparaître les extensions de fichiers dans Windows (et laissez-le, cela vous permettra d’éviter des extensions potentiellement dangereuses comme les .bat)
    Dans le ruban, onglet affichage –> Option –> Affichage –> Décoche de la case « Masquer les extensions des fichiers dont le type est connu ».
    Extension fichier windows
  2. Installer un logiciel tel 7-zip
  3. Changer l’extension du fichier en .zip. Attention, cela ne fonctionne qu’avec les fichiers en .xlsx
  4. Ouvrir le fichier
  5. Pour supprimer la protection du classeur
    • Aller dans le dossier xlCracker un fichier xlsx Cracker un fichier xlsx2
    • Ensuite, dans workbook.xml (à ouvrir avec le bloc-note), il faut chercher <workbookProtection et supprimer jusqu’au prochain signe >Cracker un fichier xlsx3
  6. Pour supprimer la protection de feuille
    • Il faut aller dans le sous-répertoire worksheet dans le répertoire xl
    • Les feuilles du classeur sont présentes nommées ainsi : sheet + numéro de la feuille
    • On ouvre les fichiers où l’on souhaite supprimer la protection
    • On supprime de <sheetProtection au signe >Cracker un fichier xlsx4
  7. Re-mettre l’extension .xlsx
  8. Enjoy

Moralité de ce tuto : rien ne sert de protéger des données confidentielles de cette manière.

@+

Microsoft Excel, apprendre à utiliser un outil polyvalent 5

Bonjour à tous et bienvenue sur le cinquième article pour apprendre à utiliser Microsoft Excel. Aujourd’hui, nous allons commencer à utiliser les fonctions dans le tableur.

C’est parti !

Fonctionnement

Excel agit comme une calculatrice. Ainsi, vous pouvez à partir de valeur, réaliser vos calculs. Avant de réaliser ceux-ci, indiquez à Excel que vous souhaitez le calcul dans la cellule en mettant un = au début.

Fonction1

Pour utiliser une fonction dans Excel, vous pouvez si vous ne connaissez pas le nom de celle-ci, la rechercher dans les catalogues de fonction (onglet formule du ruban) ou l’écrire après un signe = dans une cellule.

Pour additionner on utilise +, pour soustraire -, pour diviser / et pour multiplier *

3 Fonctions de base

Il y a plusieurs façons d’arriver à faire la même chose sur Excel mais il y en a des plus simples que d’autres. Ainsi, les deux premières fonctions ci-dessous peuvent être calculés sans fonctions.

Fixer des cellules

Pour utiliser les fonctions, il peut être nécessaire de fixer des cellules dans les formules

Fonction2

Sur cette image, si j’utilise la poignée pour descendre, j’obtiendrais cela :

Fonction3

En effet, la cellule E1 n’a pas été fixé. Pour régler cela, on utilise les signes dollars (on peut utiliser le raccourci F4)

  • $E1 fixe la colonne
  • E$1 fixe la ligne
  • $E$1 fixe la cellule

Fonction4

Somme

Sans fonction

Pour faire une somme sans fonction, on utilise le signe + . Ici, ça reste très simple (quand il y a peu de valeur)

Fonction5

Avec fonction

On utilise la fonction somme et on sélectionne les cellules que l’on veut additionner

Fonction6

Moyenne

C’est la fonction moyenne qui est utilisée de la même façon dont a été utilisé la fonction somme :

Fonction7

Si

La fonction si est très utilisé en entreprise. Elle permet d’appliquer des conditions en fonction de la valeur d’une cellule.

La fonction si doit être formé ainsi :

=SI(test logique ; [valeur si vrai] ;[valeur si faux]

Le premier ; signifie alors. Le deuxième signifie sinon.

Petit exemple, une personne souhaite acheter du matériel :

Fonction8

Les fonctions SI peuvent également s’imbriquer pour mettre plus de condition.

Vous trouverez ICI, un fichier pour vous entrainer sur ce que nous avons vu dans cet article et je vous souhaite une bonne semaine.

Et pour retrouver les autres articles relatifs à Excel, c’est par Ici.

N’hésitez pas à me laisser un petit commentaire.

Sur ce,

@+

Microsoft Excel, apprendre à utiliser un outil polyvalent 4

Alors bonjour à tous et comme promis, voici l’article de la semaine qui concerne la mise en forme dans le logiciel Excel.

Il faut savoir qu’Excel propose plusieurs outils et c’est ce que nous allons voir dans cet article et le fichier excel que vous trouverez ICI.

La mise en forme

Présentation de l’onglet « accueil »

Comme vu précédemment, la mise en forme des cellules se fait à partir de l’onglet d’accueil du ruban. Dans cet onglet, différents outils sont disponibles dans différents groupes.

  • Presse papiers : permet de copier et coller des valeurs
  • Police : Permet de déterminer comment doivent apparaître les cellules (type de police, couleur des valeurs, couleur de remplissage, taille et bordure)
  • Alignement : Permet de placer les valeurs dans une cellule (aligner sur la gauche, la droite, en haut, en bas, au centre, …). Cet onglet permet également de fusionner plusieurs cases (vides) ou d’orienter la valeur en diagonale par exemple)
  • Nombres : Nous avons vu dans un exemple au-dessus qu’Excel pouvait déterminer le type de valeur dans une cellule. Cependant, il faudra de temps en temps l’aider à déterminer le type. Pour cela, on va dans l’onglet d’accueil, dans le groupe nommé « nombre » et on lui indique le type que l’on souhaite :Mise en forme
  • Style : Dans cet onglet se trouve la mise en forme conditionnelle qui permet de faire la mise en forme en fonction d’une valeur de cellule
  • Cellules : Permet de supprimer ou d’insérer des lignes, des colonnes ou des feuilles ainsi que de choisir le format des cellules (hauteur, caché, …)
  • Edition

Mise en forme

De base

Pour la mise en forme de base, vous pouvez donc utiliser l’onglet accueil que l’on a vu précédemment. Vous pouvez également utiliser des raccourci clavier comme ctrl + i pour mettre en italique, ctrl + G pour mettre en gras, ctrl + U pour souligner, …

Conditionnelle

La mise en forme conditionnelle est un superbe outil permettant, à partir de valeur de case, de déterminer comment doit être la/les cellules.

Par exemple, un professeur veut différentier dans son tableau les élèves qui ont entre 0 et 5, entre 6 et 10 et entre 10 et 20. Il va pouvoir, à partir de la mise en forme conditionnelle attribuer une couleur à chaque groupe d’élève.

Pour faire une mise en forme conditionnelle, il faut :

  1. Aller dans l’onglet accueil
  2. Aller dans le groupe « style »
  3. Cliquer sur mise en forme conditionnelle
    mise en forme conditionnelle
    Je vous propose de tester les différentes options pour voir ce que ça fait.
  4. Aller ensuite sur nouvelle règle. Vous obtenez cette fenêtre :
    mise en forme conditionnelle2
  5. A partir d’ici, vous pouvez déterminer ce que vous souhaitez faire. Nous continuons sur l’exemple du prof
  6. Aller vers « appliquer une mise en forme uniquement aux cellules qui contiennent »
    mise en forme conditionnelle3
  7. Remplir les valeurs de la cellule
  8. Enjoy

Voilà pour aujourd’hui. N’hésitez pas à vous entraîner sur le petit fichier Excel. Dans le prochain article, nous commencerons à nous intéresser aux formules.

Sur ce, je vous dit bonne journée 🙂

@+

Microsoft Excel, apprendre à utiliser un outil polyvalent 3

Bonjour à tous,

J’espère que vous allez bien et que vous êtes prêt pour ce nouvel article de cette série. Aujourd’hui, c’est l’épisode 3 et on va parler de l’espace de travail : la feuille Excel.

L’espace de travail

La feuille

C’est notre espace de travail. Il peut y avoir plusieurs feuilles dans un classeur (le classeur est le fichier entier). Pour ajouter une feuille, on appuie sur le +.

espace de travail

Un clic droit sur une feuille fait apparaître ce menu :

espace de travail2

Celui-ci permet de nommer la feuille sélectionnée, la déplacer, la dupliquer, la protéger ou encore de la marquer d’une couleur.

Les lignes et colonnes

espace de travail3

Le fonctionnement des lignes et des colonnes dans Excel est relativement le même. Il est possible de sélectionner une ligne ou une colonne pour y appliquer des modifications ou de modifier la hauteur pour la ligne et la largeur pour la colonne.

Si on fait un clic droit sur la colonne, on obtient ce menu :

espace de travail4

On voit donc qu’il est possible de copier-coller une ligne ou une colonne entière, de masquer les cellules sélectionnées, de modifier la largeur pour la colonne et la hauteur pour la ligne, de supprimer la ligne, …

Les cellules

C’est dans les cellules que l’on travaille. Pour insérer du contenu dans celles-ci, on en sélectionne une et on y insère du texte, des chiffres, dates, …

Il est nécessaire, à chaque fois que l’on insère des valeurs dans une cellule, de valider soit en appuyant sur la touche entrée (par défaut, on descend d’une cellule, soit la touche tab (on va à droite) ou sinon ctrl + entrée (on reste sur la même cellule)

On peut naviguer dans les cellules avec la touche entrée, les flèches directionnelles, en indiquant les coordonnées ou en se « baladant » avec la souris et en sélectionnant une case.

espace de travail5

Une case peut contenir plusieurs types de valeur et Excel tentera de déterminer quel est le type (par exemple si c’est du texte, il placera les valeurs à gauches, si c’est des chiffres à droite).

espace de travail6

Si vous souhaitez déplacer une cellule, il faut vous placer sur les extrémités de celle-ci. Votre pointeur doit ressembler à cela : espace de travail1.

Un autre pointeur est également disponible en forme de + et permet de continuer une liste de valeur pour des chiffres, il faut en entrer minimum deux pour qu’Excel détermine l’intervalle (sauf pour les listes préconçues (mois, jours, …)

espace de travail7

En effectuant un clic droit sur une cellule ou sur un ensemble de cellule, on obtient :

espace de travail8

Bon là on a fini les posts un peu lourd. A partir du prochain article : la pratique avec la mise en forme des cellules.

A la semaine prochaine